In der Sitzung der Gemeindevertretung am 14.09.2023 (Tagesordnungspunkt 7) wurde der Antrag der VCDU-Fraktion zurückgestellt, da Kosten ermittelt werden sollten.

Da dies nicht die erste Diskussion zu diesem Thema ist sind einige Grundbemerkungen zum Gesamtverständnis anzuführen:

Bereits in der Vergangenheit und vor Einführung des Ratsinformationssystems ALLRIS wurde über die digitale Ausstattung von Ehrenamtlichen immer wieder diskutiert.

Je nach gesellschaftlicher Lage, fallen Argumente im Für und Wider unterschiedlich gewichtet aus (Kosten; Sicht der Bürgerinnen und Bürger auf zusätzliche Bereitstellung von Geräten (Steuergelder); eingeschränkte Funktionen bei zentraler Verwaltung; …).

Grundsatz

Eine digitale Grundausstattung des Ehrenamts ist von beiden Seiten mehr als wünschenswert. Dies galt bereits im Jahr 2014 (erste Diskussionen zur Ausstattung) wie auch heute.

Nicht nur die Verwaltung will das Ehrenamt schnell und unkompliziert informieren, auch die Kommunikation in die Verwaltung läuft größtenteils per Mail. Wer per Mail anfragt, erwartet auch auf diesem Kommunikationsweg eine (möglichst schnelle) Antwort.

Was gehört also zu einer digitalen Grundausstattung.

1. personalisierte E-Mail-Adresse mit ausreichendem Speicherplatz zum Abspeichern und ggf. Sortieren der Eingänge und Ausgänge
2. technisches Endgerät

zu 1.

Im Grundsatz hat heutzutage fast jeder eine E-Mail-Adresse. Es ist jedoch sinnvoll, hier eine gesonderte einzurichten, damit jeder auch die Informationen die er erhält entsprechend der Funktion zuordnen kann. D. h. jemand weiß, dass er eine Information als Vertretender für die Gemeinde erhalten hat. In dem Zusammenhang sollte jedem bewusst sein, ob es sich um allgemeine Informationen oder auch vertrauliche handelt.

Das Einrichten von E-Mail-Adressen ist bei verschiedenen Anbietern im privaten Bereich kostenlos möglich.

Unter dem heutigen Aspekt des Datenschutzes kann eine zentralisierte Einrichtung sinnvoll sein.

zu 2.

Es gibt verschiedene Endgerätetypen. Am weitesten verbreitet sind heutzutage Tablets, welche aufgrund Größe und des Gewichts am einfachsten mobil zu nutzen sind. Laptops sind ebenfalls geeignet. Hier hat jeder seinen persönlichen Favoriten und vielfach sind diese Geräte auch bereits vorhanden.

Zur Nutzung des Ratsinformationssystems wird eine gesonderte Abfrage bei Zugang zum Programm/zur App vorgeschaltet, so dass eine Mehrfachnutzung des Geräts durch Dritte unproblematisch ist.

Des Weiteren gibt es verschiedene einfache technische Lösungen (bei Mehrfachnutzungen eines Geräts), welche geeignet sind, unberechtigten Zugänge zu verhindern (bspw. unterschiedliche Benutzerkonten, Passwortsicherung von Ordnern, …).

Für die Gesamtdiskussion wurden Angebote für eine zentralisierte Beschaffung und Verwaltung der Punkte zu 1 und 2 eingeholt und in dem anliegenden Vermerk zusammengefasst.

Die in dem Vermerk beim Anbieter „Die Netzwerkstatt“ angesprochenen Probleme bei der Einbindung von Outlook (tlw.), kann aus datenschutzrelevanter Sicht auch als Vorteil gesehen werden, da der Abruf der E-Mails für die Nutzer erfolgt dann webbasiert und ist unabhängig von irgendwelchen Outlook Programmen oder Endgeräten.

Vermerk Kostenzusammenstellung