Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen in nationales Recht umgesetzt.

Die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes erfolgt in zwei Stufen. Ab dem 27.11.2018 treten die entsprechenden Vorschriften für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Ab dem 27.11.2019 müssen zusätzlich die Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Ziel des E-Rechnungsgesetzes ist, den Prozess der Rechnungsstellung bei allen Beteiligten durch den vermehrten Einsatz elektronischer Verfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Zur Umsetzung des vorgenannten Gesetzes ist eine Erweiterung der im Amt Oeversee im Einsatz befindlichen Finanzsoftware CIP erforderlich.

Die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen lässt sich über das Modul CIP-Rechnungseingang (elektronischer Rechnungseingang und digitaler Rechnungsworkflow) sicherstellen. Für die vorgeschriebene revisionssichere digitale Archivierung steht das Modul CIP-Archiv zur Verfügung.

Neben der Einführung der vorgenannten Module ist die Beschaffung zusätzlicher Hardware, wie Scanner und Monitore, vonnöten.

Für den Erwerb und die Installation der Module CIP-Rechnungseingang sowie CIP-Archiv und der notwendigen Hardware werden einmalige Kosten in Höhe von ca. 25.000 € entstehen. Die jährlich wiederkehrenden Kosten in Bezug auf die Softwarepflege, Betreuung und Dataport ABS (IT-Umgebung für Fachverfahren) werden um ca. 9.500 € steigen.

Die Einführung des elektronischen doppischen Anordnungswesens ist unterjährig möglich. In einer neuen Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Oeversee werden zuvor die Geschäftsabläufe und die Kompetenzen zu regeln sein.

Durch die Einführung der digitalen Signatur muss (vorerst) die Anordnungsberechtigung im Sinne der vorgenannten Dienstanweisung bei Beschäftigten des Amtes Oeversee angesiedelt werden. Diejenigen, die derzeit die Anordnungsberechtigung inne haben, werden die buchungsbegründenden Unterlagen (z.B. Rechnungen) im Vorfeld der digitalen Verarbeitung durch Unterschrift freigeben.

Der Amtsausschuss beschließt die Einführung des elektronischen doppischen Anordnungswesens im Amt Oeversee. Die Umsetzung soll nach Inkrafttreten einer neuen Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung des Amtes Oeversee im Laufe des Jahres 2018 erfolgen. Für die hierfür anfallenden Kosten sind im Haushalt 2018 Mittel in Höhe von 25.000 € bereitzustellen.

Im Haushalt 2018 sind 25.000 € einzuplanen.